Per tutelare i propri diritti, il cittadino può chiedere di visionare o estrarre una copia di documenti amministrativi posseduti dalla Pubblica Amministrazione. La Legge 07/08/1990, n. 241 garantisce questo diritto per favorire la partecipazione e per assicurare l’imparzialità e la trasparenza dell’attività amministrativa.

Se l'accesso agli atti richiede una verifica sull'effettivo interesse del richiedente o sull'eventuale presenza di controinteressati, si parla di accesso formale. Se invece non esistono controinteressati si parla di accesso informale.

In ogni caso cittadino deve indicare:

• gli estremi del documento oggetto della richiesta ed eventualmente del procedimento in cui è inserito, oppure, in caso di mancata conoscenza di essi, tutti gli elementi che ne consentano l'identificazione
• le modalità con cui si intende esercitare il diritto di accesso, specificando se si tratta di visione, di estrazione di copia o di entrambe oppure di richiesta di copia conforme
• la motivazione alla base della richiesta e l'interesse connesso all'istanza
• le modalità di inoltro della documentazione se l’istanza viene accolta: a mano presso l'ufficio competente, per posta elettronica certificata (PEC), per posta all'indirizzo di residenza, via fax.

Il responsabile dell'ufficio valuta se la richiesta è ammissibile: se la risposta è positiva il cittadino può visionare e ottenere copia dei documenti. L'accesso può essere negato quando i dati e le informazioni contenute nell'atto riguardano la riservatezza o la vita privata delle persone oppure quando la motivazione non è ritenuta valida.