L'ufficio competente può dialogare con il cittadino in qualunque momento della fase di istruttoria di un'istanza, anche dopo che questa è stata presentata. Può capitare quando la documentazione inviata è incompleta oppure non del tutto comprensibile; nel primo caso perverrà al cittadino una "richiesta di integrazioni", nel secondo una "richiesta di chiarimenti".
Il cittadino può allora presentare "Comunicazione generica" allegando la documentazione o i chiarimenti richiesti entro una scadenza fissata dall'ufficio competente. Se non presenterà "Comunicazione generica" l'esito dell'istruttoria sarà negativo.

La "Comunicazione generica" può essere presentata anche in assoluta libertà, quando il cittadino vuole presentare un'ulteriore comunicazione. Per esempio, un cittadino potrebbe presentare una "Comunicazione generica" allegando un documento che prima non possedeva e che potrebbe essere ritenuto utile per l'istruttoria di una particolare istanza.

Il modulo qui presente è valido solo per la trasmissione di comunicazioni o documenti alla Pubblica Amministrazione da parte del cittadino. Non è valido per le comunicazioni tra amministrazioni o enti diversi.